Kasulik hoolduskirje on lühike, aga täpne. Kui märgid ainult 'õlivahetus' ja hinna, jääb oluline info puudu. Mõne kuu pärast ei pruugi enam meeles olla, milline õli sisse läks, kas vahetati ka filter või kus töö tehti.
Kõige olulisemad väljad on kuupäev, läbisõit, tehtud töö, hind ja märkused. Kui töö sisaldas varuosi, on kasulik lisada ka need. Näiteks õlifilter, salongifilter, piduriklotsid või konkreetne vedelik.
Kui hooldus tehti töökojas, lisa ka töökoja nimi. Kui tegid töö ise, märgi see samuti ära. See aitab hiljem meeles pidada, mis tingimustes töö tehti ja kelle poole vajadusel uuesti pöörduda.
Mida ühtlasemalt sa kirjeid täidad, seda väärtuslikum on kogu ajalugu tervikuna. Mõte ei ole kirjutada pikki romaane, vaid hoida alles õiged faktid.